Tingkat II


Tutorial Microsoft Access

Perangkat Lunak Data Base

  1. A.   Seputar Perangkat Lunak Database
    1. 1.       Pengertian Perangkat Lunak Database

Perangkat lunak databse adalah perangkat lunak yang ditunjukan untuk melaksanakan manajemen data. Sekitar tahun 1989 – an, sofware database yang populer digunakan adalah Multiplan, dBase II, dBase III Plus, Fox Base, Quatro Pro dan masih banyak lagi perangka lunak yang berbasis DOS.

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi uantuk mengolah database (basis data). Microsoft Access termasuk dalam paket program Microsoft Office yang terdapat di dalam sistem operasi Windows.

Microsoft Access juga dipergunakan untuk pengolahan data yang kuantitasnya besar dan sering dilakukan proses pembaharuan data, misalnya untuk data-data gaji karyawan, data-data persediaan barang toko, ataupun data-data transaksi yang dilakukan dari proses akuntansi dan sebagainya.

  1. 2.       Kegunaan Progam Database

Pembuatan program database digunakan untuk menyelesaikan berbagai tugas dan masalah pada penyusunan data, seperti:

  1. Kesulitan pengaksesan data
  2. Multiple user
  3. Masalah keamanan
  4. Masalah integritas kesatuan
  5. Masalah kebebasan data
  1. 3.       Prinsip Dasar Database

Database merupakan sekumpulan informasi atau data yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan tertentu. Sekumpulan data dan informasi disimpan dalam file yang berekstensi .mdb (Microsoft Acces Database). Database tersusun dari Tabel, Field, Record dan Data. Perhatikan contoh tabel berikut ini.

Keterangan:

  1. Tabel               : kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuat database
  2. Field                : tempat dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis. Pada umumnya Field tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
  3. Record           : sekumpulan data yang tersimpan dan merupakan satu kesatuan

Data                       : bagian terkecil dari suatu database, dimana data biasanya berbentuk teks, angka, logika maupun tanggal.

1.       Jenis Data Base

Dua jenis database utama yang sering digunakan oleh para programer adalah sebagai berikut.

a.       Flat File Database

Flat file database sering dipakai untuk data yang jumlahnya kecil. Flat file terdiri dari satu file atau lebih yang dapat diuraikan untuk mendapatkan informasi.

b.      Relation File database

Relation file database sering digunakan pada beberapa bahas pemograman seperti MySQL, Microsoft SQL server, Oracle dan masih banyak lagi.

Perbedaan Flat File dan Relational File:

a.       Flat file adalah File atau tabel yang berdiri sendiri tanpa keterangan dengan file maupun tabel yang lain. Contoh: File dokumen Microsoft Word.

b.      Relational File adalah File atau tabel yang saling berkaitan antara tabel yang satu dengan yang lain. Contoh : File atau tabel gaji  karyawan, file atau tabel ini akan berkaitan dengna tabel data keuangan.

2.       Tipe-tipe file data dalam database

Beberapa tipe data yang sering digunakan dalam database adalah :

a.       Text

Tipe data text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca, jumlah karakter yang dapat tersimpan 255 karakter atau sebanyak karakter yang ditentukan oleh FieldSize.

b.      Memo

Memo digunakan untuk menyimpan teks apa saja yang digunakan sebagai catatan atau keterangan yang akan dipakai dalam database dengan panjang karakter maksimal 65.535 karakter.

c.       Number

Tipe data number (angka)berisi data yang akan digunakan untuk melakukan penghitungan matematika.

Untuk field nama yang bertipe Number ketentuan panjang ukuran yang dapat kalian masukan berdasakan pilihan properti dengan ketentuan sebagai berikut:

a.      Date/time

Tipe data date/time hanya dapat menerima tanggal/waktu. Tipe data ini berisi nilai data tanggal dan waktu untuk 100 tahun sampai dengan 9.999 tahun dengan ukuran 8 byte.

b.      Currency

Tipe data currency berisi nilai uang dan data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematika termasuk 1 sampai 4 angka di belakang koma.

c.       AutoNumber

Tipe data jenis ini berisi bilangan yang berurutan atau acak yang unik, yang secara otomatis diberikan oleh microsoft Acces jika record baru ditambah ke dalam tabel.

d.      Yes/no

Tipe data jenis ini berisi yes atau no, atau untuk field yang hanya memiliki satu kemungkinan nilai (Yes/No, True/False, On/Of) adapun ukuran tipe data jenis ini adalah 1 byte

e.       Ole object

Tipe data jenis ini berisi objek yang dikaitkan (linked) ke atau disisipkan ke dalam Microsoft Access.

f.        Hyperlink

Dalam tipe data berisi alamat Hiperlink (URL) agar dapat terkait dengan objek atau data yang tersimpan di lokasi lain.

g.      Lookup

Dalam lember kerja ini memungkinkan pemakain nilai dari tabel lain atau dari tabel lain yang didefinisikan sendiri dengan menggunakan Listbox atau Combo Box.

1.       Primery Key

Di dalam sebuah tabel, harus ada sebuah field yang digunakan sebagai field Primery Key. Maksud dari field Primary Key, yaitu field tersebut digunakan sebagai field index utama field kunci pengurutan data dari sebuah tabel.

Prosedur yang dapat kalian lakukan untuk menentukan sebuah field Primary Key adalah sebagai beriktu:

a.       Pada jendela Design View sebuah tabel, pilih sebuah field yang ingin kalian gunakan sebagai field Primery Key.

b.      Untuk menentukan sebuah field Primary Key, kalian dapat menggunakan salah satu dari beberapa perintah berikut;

1)      Perintah Primery Key dari menu Edit

2)      Klik tombl Primery Key pada bagian toolbar

Klik kanan pada field yang ingin kalian jadikan Primary Key dan dari menu pop up yang akan tampil ikon Primery Key yang berbentuk kunci.

Memulai Microsoft Access

Untuk menjalankan program aplikasi Microsoft Access, langkahnya adalah sebagai berikut.

  1. Nyalakan komputer sampai tampil desktop Windows
  2. Klik Start dari menu taskbar
  3. Pilih program, kemudian pilih item Microsoft Access
  4. Kemudian akan ditampilkan jendela program aplikasi Microsoft Access sebagai berikut:

 

Keterangan:

1)      Menu Control

Pengontrol menu (Menu Control) pada pojok kiri atas windows digunakan untuk membesarkan, mengecilkan, mindah, dan menutup window. Tanda silang dan minus yang terdapat di pojok kenan atas layar mempunyai fungsi yang sama dengan pengotrol menu, yang disebut Control size button.

2)      Window Title

Judul window (Window Title) terletak pada baris paling atas, yang berisikan tulisan Microsoft Access dan nama dokumen yang sedang aktif.

3)      Menu System

Sistem Menu (Menu System) merupakan sarana untuk meminta atau memerintahkan Microsoft Access untuk keperluan apa saja yang berhubungan dengan pengolahan data. Misalnya ingin mengatur tampilan dokumen, menyimpan, mencetak, dan lain-lain.

4)      Toolbar

Toolbar merupakan ringkasan dari sejumlah perintah. Beberapa perintah pada menu dapat diwakili oleh satu toolbar. Sebuah toolbar biasanya diwakili oleh gambar, sehingga penggunaan toolbar di samping lebih efisien juga lebih komunikatif dan menarik.

5)      Task Pane

Task Pane atau jendela tugas adalah fasiltas baru pada Microsoft Office. Pada jendela tugas ini tersedia beberapa fasilitas yang dapat digunakan dengan cepat dan mudah. Task pane biasanya ditampilkan saat Access pertama kali dibuka.

 

  1. Membuka Dokumen

Dokumen yang telah disimpan dapat ditampilkan kembali untuk diedit atau dicetak kapan saja. Ada dua cara untuk membuka dokumen yang telah disimpan. Cara pertama adalah membuka melalui program aplikasi Windows Explorer seperti berikut:

  1. Klik Start dari menu taksbar
  2. Pilih Programs, pilih Windows Explorer, muncul jendela Windows Explorer
  3. Klik folder tempat penyimpanan file

Klik 2x nama file.

Gambar. Membuka dokumen dari Windwos Explorer

 

Cara yang kedua adalah melalui menu pada Microsoft Access seperti berikut.

  1. Aktifkan program Microsoft Access
  2. Klik File, klik Open atau langsung tekan Ctrl + O atau klik Ikon open.
  3. Muncul kotak dialog oopen
  4. Pilih folder tempat dokumen disimpan dapa kotak pilihan Look in
  5. Pilih nama file yang kana dibuka kemudian klik Open

Atau langsung klik 2x pada nama file

Gambar kotak dialog membuka dokumen.

 

  1. Menutup Dokumen

Bila dokumen tidak digunakan lagi sebaiknya ditutup. Untuk menutup dokumen yang sedang aktif, caranya adalah sebagai berikut:

  1. Klik menu File, klik Close
  2. Atau dengan mengklik Close Windows pada pojok kanan atas jendela lembar dokumen.

Sering kali muncul pesan sebagai berikut.

Bila ingin mengakhiri atau keluar dari Microsoft Access, Klik file dari menu bar lalu pilih Exit atau dengan mengklik tombol Close (X) dari Control Size Button pada pojok kanan atas.

 

Gambar. Kontrol Size Button

 

  1. Membuat Database Baru

Untuk membuat database baru, caranya adalah sebagai berikut.

  1. Klik Blank Database pada Task Pane.
  2. Muncul kotak dialog, ketik nama file baru yang akan digunakan pada File name, lalu klik Create.
  3. Muncul kotak dialog Database, klik dua kali pada Create table in Design view
  4. Muncul Tabel Editor, isikan nama fieldnya.
  5. Simpan tabel yang telah dibuat dengan mengklik ikon pada toolbar atau melalui menu yaitu klik File, klik Save atau bisa juga dengan menekan Ctrl + S pada Keybord.
  6. Ketik nama untuk tabel yang dibuat lalu klik Ok.

 

Gambar. Kotak menyimpan tabel.

 

  1. Jika keluar kotak dialog pesan yang berisi konfrimasi primary key seperti dibawah ini, klik No.

 

  1. Tutup Tabel Editor. Perhatikan pada menu editor database bagian Tables, terdapat tabel yang sudah dibuat.
  2. Isikan datanya.
  3. Jika telah selesai, tutup dengan mengklik tombol Close.

9 pemikiran pada “Tingkat II

  1. assalamualikum pak odi..

    bpk blog saya sudah jadi

    syahdatul-hayani.blogspot.com

  2. assalamualaikum pak odi sudah selsai nih,,

  3. pak odi tugas blog saya udah selesai

  4. assakamualaikum pak,, ini blog saya sudah Jadi !!!!!!!!!

  5. bapak ini blog saya rusniah 2ak2

    tugasiyus.blogspot.com

  6. Hmm masih kurang paham nih yg bagian OLE OBJECT

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s